Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fragen zur Registrierung / zum Vertrag

  • Was kostet MavoBIZ?

    Sie erhalten von uns einen kostenlosen Testaccount, mit dem Sie sich zeitlich unbegrenzt von unseren Leistungen überzeugen können. Dieser erlaubt die Verwaltung von insgesamt 10 Akten, 10 Kunden und 100 Dokumenten (insgesamt 500 MB Speicherplatz).

    Sobald Ihr Bedarf steigt, können Sie unkompliziert in einen kostenpflichtigen Tarif (siehe Preisliste) wechseln.

  • Sehen meine Kunden, ob ich einen kostenlosen Tarif benutze?

    Ihren Kunden wird nicht angezeigt, ob Sie einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Tarif gebucht haben. Bei Erreichen der Grenze von 100 hochgeladenen Dokumenten können Ihre Kunden Ihnen jedoch keine weiteren Nachrichten senden.

    Wir empfehlen daher, rechtzeitig in einen höheren Tarif zu wechseln oder nicht mehr benötigte Dokumente zu löschen. Die aktuelle Auslastung Ihres Tarifs können Sie nach Einloggen in Ihren MavoBIZ-Server jederzeit kontrollieren.

  • Was passiert, wenn die gebuchten Leistungen meines Tarifs nicht ausreichen?

    Wenn die Maximalanzahl an Akten erreicht ist, können Sie nicht mehr benötigte Akten löschen oder in einen höheren Tarif wechseln, um weitere Akten anlegen zu können. Das Gleiche gilt für das Anlegen neuer Mandanten und das Hochladen neuer Dokumente.

    Ein Wechsel in einen höheren Tarif gemäß unserer Preisliste ist unabhängig von Ihrer Vertragslaufzeit jederzeit möglich.

    Hinweis: In kostenpflichtigen Tarifen bleiben Sie auch im Falle einer Überschreitung Ihrer Tarifleistungen für Ihre Kunden erreichbar. Bei durch Kunden hochgeladenen Dokumenten tolerieren wir eine geringfügige Überschreitung des gebuchten Speicherplatzes.

  • Welche Vertragslaufzeiten gibt es?

    Sofern nicht individuell anders vereinbart, sind unsere Verträge mit einer Frist von 6 Wochen zum jeweiligen Quartalsende kündbar. Ein Tarifwechsel in einen größeren Tarif ist jederzeit möglich. Details finden Sie in unserer Preisliste und in unseren AGB.

  • Ist MavoBIZ werbefrei?

    Selbstverständlich.

  • Wie kann ich MavoBIZ bestellen?

    Sie können Ihren kostenfreien Zugang hier anfordern.

    Für die Umstellung auf einen kostenpflichtigen Tarif genügt eine kurze E-Mail an kontakt@mavobiz.de.

  • Muss ich bei der Nutzung von MavoBIZ mit meinen Kunden eine separate Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 DS-GVO) abschließen?

    Wir bieten eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung an. Unsererseits besteht keinerlei Zugriffsmöglichkeit auf Klardaten (E-Mail-Adressen, Dokumente, Nachrichten) der Kunden des Unternehmens, da alle Daten nur in verschlüsselter Form auf dem Server gespeichert werden. Die Verschlüsselung und Bearbeitung der eingestellten Elemente erfolgt allein auf dem System der Nutzer und nicht auf dem Server. Wir erfahren also weder den Namen und die Kontaktdaten von Drittnutzern noch können wir auf den Inhalt der verschlüsselten Dokumente zugreifen.

    Für uns unverschlüsselt einsehbar sind E-Mail-Adressen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens, um eine schnelle Zustellbarkeit konfigurierter E-Mail-Benachrichtigungen – bspw. bei Dokumentuploads durch andere Nutzer, aber auch im Fehlerfall – sicherzustellen. (E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden setzen einen eingeloggten Mitarbeiter voraus, der über die entsprechenden Berechtigungen verfügt, und können daher in Einzelfällen verzögert werden.)

    Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen an Ihre Kunden nutzen (Standardeinstellung), werden diese E-Mails durch unsere Server geleitet und wir sehen – wie stets bei Mails im Internet – diese Angaben unverschlüsselt. Somit wird uns zumindest das Kundenverhältnis zu einem Kunden (dessen E-Mail-Adresse) bekannt; gegebenenfalls ergeben sich weitere Angaben, wenn Sie die Voreinstellung für die Benachrichtigungsmails entsprechend ändern.

    Entsprechend haben wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) formuliert.

  • Wie viele Kunden kann ich mit MavoBIZ verwalten?

    Die Anzahl der verwaltbaren Akten und Kunden hängt von Ihrem gebuchten Tarif ab; eine Erweiterung ist flexibel jederzeit möglich. Falls Sie planen, mehr als 4000 Akten und Kunden zu verwalten, möchten wir Sie bitten, uns vorab zu kontaktieren.

  • Ist MavoBIZ auch für Rechtsanwälte oder Steuerberater geeignet?

    Rechtsanwälten und Steuerberatern empfehlen wir die Nutzung unserer Produkte MavoRA (für Rechtsanwälte) bzw. MavoTAX (für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer) – Varianten von MavoBIZ, die auf den Bedarf der jeweiligen Kanzleien speziell zugeschnitten sind.

Fragen zur Sicherheit / zum Datenschutz

  • Was bedeutet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

    Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet, dass Nachrichten, die Sie an Ihre Kunden verschicken, auf Ihrem eigenen Computer verschlüsselt und erst auf dem Computer Ihres Kunden wieder entschlüsselt werden – und umgekehrt. Da nur Sie und Ihre Kunden Kenntnis vom für die Verschlüsselung verwendeten Schlüssel erlangen, ist ein Mitlesen durch Dritte technisch ausgeschlossen. Auch wir als Betreiber des Dienstes haben somit keinen Zugriff auf die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden.

  • Warum ist MavoBIZ sicherer als normale E-Mails?

    Wenn Sie eine E-Mail versenden, überträgt Ihr E-Mail-Programm die Nachricht an einen Server Ihres E-Mail-Anbieters, der diese kurz zwischenspeichert und im Anschluss – ggf. über mehrere Zwischenstationen – an den E-Mail-Anbieter des Empfängers übermittelt. Dort wird die Nachricht gespeichert und kann vom Empfänger abgerufen werden.

    Sofern Sie nicht explizit E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME oder PGP) einsetzen, ist typischerweise nur die Kommunikation zwischen Nutzer und ihren E-Mail-Anbietern verschlüsselt. Auf dem Server des Absenders und des Empfängers und oft auch auf dem Übertragungsweg zwischen den E-Mail-Anbietern liegt die Nachricht unverschlüsselt vor, wo sie unter Umständen von Dritten mitgelesen werden kann.

    Im Gegensatz dazu verwendet MavoBIZ echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nachrichten werden auf dem Computer des Absenders verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt, so wie dies auch bei E-Mail-Verschlüsselungsverfahren wie PGP und S/MIME der Fall ist. Im Gegensatz zu den genannten Technologien erfordert MavoBIZ jedoch keinerlei Einrichtungsaufwand durch Ihre Kunden.

  • Was macht MavoBIZ sicherer als andere Kommunikationsportale?

    Ähnlich wie bei E-Mails ist in herkömmlichen Kommunikationsportalen lediglich die Kommunikation zwischen Browser und Server verschlüsselt. Auf dem die Kommunikationsplattform verwaltenden Server selbst liegen die Daten im Klartext vor, wo sie durch Administratoren zugreifbar und der Gefahr eines Datendiebstahls im Falle erfolgreicher Hacker-Angriffe ausgesetzt sind.

    Im Gegensatz dazu sind die Daten bei MavoBIZ Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Auf unseren Servern liegen also ausschließlich verschlüsselte Daten vor; die zur Entschlüsselung erforderlichen Informationen bleiben in Kontrolle des Unternehmens.

  • Werden auch Dateinamen verschlüsselt?

    Ja, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung umfasst neben Datei-/Nachrichteninhalten auch Dateinamen und etwaige Beschreibungstexte.

  • Bleiben mit MavoBIZ auch Kommunikationsbeziehungen vertraulich?

    Ja, Informationen über Ihre Kunden (Namen, Geschlechter, Titel, E-Mail-Adressen) werden ebenso wie ausgetauschte Nachrichten ausschließlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt an unsere Server übertragen.

    Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden von neuen Nachrichten erfahren, ohne sich regelmäßig einloggen und nachschauen zu müssen, unterstüzt MavoBIZ jedoch E-Mail-Benachrichtigungen, die ohne Angabe vertraulicher Inhalte beispielsweise über neu hochgeladene Dokumente informieren. Um diese Benachrichtigungen an einen E-Mail-Dienstleister übergeben zu können, erhält MavoBIZ kurzzeitig Zugriff auf die Empfängeradresse und den Inhalt der jeweiligen Benachrichtigung. Dies ist das gleiche Sicherheitsniveau, das Sie auch mit E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME / PGP) erreichen: Auch hier müssen Sender- und Absenderadresse aus technischen Gründen im Klartext übertragen werden.

    Selbstverständlich können Sie die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion auch deaktivieren, um Kommunikationsbeziehungen vollständig zu verschleiern.

  • Wird Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt?

    Ja, Zugänge zu MavoBIZ können durch Aktivierung der optionalen Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zusätzlich abgesichert werden.

    MavoBIZ unterstützt das verbreitete und standardisierte TOTP-Verfahren, das ohne zusätzliche Hardware auskommt: Bei jedem Login wird – zusätzlich zum Passwort – ein Einmalcode erfragt, der auf Ihrem Smartphone generiert wird. Sie benötigen dazu lediglich eine einmalig konfigurierte Authenticator-App auf Ihrem Smartphone, beispielsweise den Microsoft Authenticator (verfügbar für Android / iOS / Windows Phone).

    Bitte beachten Sie jedoch, dass die Wahl eines sicheren Passworts auch bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung unverzichtbar ist, da dieses für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwendet wird.

  • Werden hochgeladene Dateien automatisch auf Viren überprüft?

    Aufgrund der eingesetzten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist eine automatische serverseitige Überprüfung hochgeladener Dokumente auf Viren technisch nicht möglich. Ebenso wie bei anderen Dateien, die Sie aus dem Web herunterladen oder per E-Mail erhalten, ist eine lokale Überprüfung auch via MavoBIZ heruntergeladener Dateien unumgänglich.

  • Wo stehen die Server?

    Die von uns genutzten Server befinden sich in ISO-27001- und ISO-27018-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland und genügen höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz.

  • Was ist mit Datenschutz?

    Unsere ausführliche Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Fragen zur Nutzung

  • Wie richte ich MavoBIZ für mein Unternehmen ein?

    Sie können sich hier kostenfrei registrieren, um einen Zugang für Ihr Unternehmen zu beantragen.

    Ihre individuelle Kommunikationsplattform richten wir unter der Adresse https://<ihr-unternehmen>.mavobiz.de/ für Sie ein und senden Ihnen einen Aktivierungslink per E-Mail. Nach Klick auf den Link werden Sie durch einen kurzen, selbsterklärenden Einrichtungsprozess geführt, der nicht länger als 5 Minuten dauert.

  • Wie kann ich meinen Kunden sicher Nachrichten schicken?

    Um sicher mit Ihren Kunden kommunizieren zu können, müssen Sie diese in Ihrer Kommunikationsplattform anlegen. Dazu genügt die Angabe einer E-Mail-Adresse: MavoBIZ generiert automatisch ein Startpasswort, das Sie Ihrem Kunden einmalig auf sicherem Wege übermitteln – beispielsweise per Post, per Fax oder auch telefonisch.

    Die anschließende Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden ist in Akten organisiert, die Sie frei anlegen können und auf die Sie beliebigen Kunden Zugriff gewähren können. Sie können Dateien von Ihrer Festplatte in Ihre Akten hochladen oder Nachrichten direkt über das Webinterface verfassen. Ihre Kunden rufen die Informationen nach Eingabe ihrer Zugangsdaten direkt im Browser ab.

  • Wie erfahren meine Kunden von neuen Nachrichten?

    Sofern von Ihnen gewünscht, werden Ihre Kunden automatisch per E-Mail über neue Dokumente und Nachrichten informiert. Die Benachrichtigungen enthalten dabei keine vertraulichen Informationen: Der Abruf des zugehörigen Datei- oder Nachrichteninhalts ist erst nach Einloggen in die Kommunikationsplattform möglich.

    Übrigens: Sie können nicht nur konfigurieren, welche Personen über welche Ereignisse informiert werden sollen, sondern auch die zugehörigen Benachrichtigungstexte frei anpassen.

  • Können meine Kunden mir auch Nachrichten schreiben?

    Ja, nach Einloggen können Ihre Kunden Ihnen ebenfalls Nachrichten schreiben und Dateien zu Akten hinzufügen – selbstverständlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

  • Wie erfahre ich, ob mein Kunde ein Dokument gelesen hat?

    Sobald ein Dokument von Ihrem Kunden heruntergeladen wurde, wird es in Ihrer Übersicht automatisch als »gesehen« markiert. In den Dokumentdetails können Sie nachvollziehen, von welchen Ihrer Kunden ein bestimmtes Dokument gelesen wurde – und wann.

  • Sieht mein Kunde, wann ich seine Nachricht lese?

    Ihren Kunden wird angezeigt, welche hochgeladenen Dokumente bzw. versendeten Nachrichten von Ihnen zur Kenntnis genommen wurden. Die zugehörigen Zeitpunkte sind ausschließlich für Mitarbeiter Ihres Unternehmens sichtbar.

  • Wie behalte ich den Überblick über meine Akten / Kunden?

    Die wichtigsten Informationen (Akten mit ungelesenen Dokumenten, kürzliche Änderungen) sehen Sie direkt in der Übersicht. Eine Suchfunktion erlaubt Ihnen, gezielt zu einzelnen Akten oder Mandanten zu springen.

  • Ich habe versehentlich ein falsches Dokument hochgeladen. Was nun?

    Sie können das Dokument einfach wieder löschen. Etwaige Benachrichtigungs-E-Mails erfolgen mit einer Verzögerung von ca. 5 Minuten. Entfernen Sie ein hochgeladenes Dokument innerhalb dieses Zeitraums, bleibt auch die zugehörige Benachrichtigung aus. Ihre Kunden bekommen davon also nichts mit.

    Auch Ihre Kunden haben 5 Minuten Zeit, hochgeladene Dateien und versendete Nachrichten wieder zu entfernen.

Technische Fragen